ИИ для тендеров: мониторинг, отбор по критериям, подготовка документов

Утро тендерного специалиста в небольшой компании начинается одинаково изо дня в день. Он открывает единую информационную систему, прогоняет поиск по кодам и ключевым словам и получает несколько десятков извещений. По каждому подходящему надо скачать пакет документов, найти в нем обеспечение, сроки поставки, штрафы и требования к участнику. Многие закупки отсеиваются только после этого чтения, а время на них уже потрачено.

Прежде чем выбирать инструмент, полезно посчитать, сколько часов уходит на это сейчас. Возьмите неделю, умножьте число просмотренных извещений на среднее время разбора одного и прибавьте подготовку заявок. Эта цифра как раз понадобится, чтобы потом честно сравнить «до» и «после».

ИИ для тендеров берет на себя чтение и сверку: ищет закупки по описанию, вытаскивает из документации цифры и условия, собирает черновики. Решение участвовать, цена и подпись под заявкой остаются за компанией. Ниже разобраны шаги работы с закупкой, деньги на участие и три сервиса для сравнения.

Где ИИ помогает в тендере, а где решает человек

Работа с закупкой складывается из пяти шагов, и на каждом у нейросети своя роль. Чем ближе шаг к деньгам и подписи, тем меньше в нем можно отдать программе.

Поиск и мониторинг, отбор, разбор документации, вопросы заказчику и заявка: на первых шагах ИИ берет на себя чтение и подборку, на последнем решение и подпись остаются за участником

На последнем шаге ИИ в основном проверяет, все ли документы собраны и совпадают ли цифры в разных частях заявки.

Как описать закупки для мониторинга

Сведения о закупках по 44-ФЗ размещаются в единой информационной системе, и по закону эта информация общедоступна и предоставляется безвозмездно. Сторонние сервисы из обзора выше, по их описанию, берут закупки из этой системы, а часть добавляет коммерческие площадки.

Классический поиск, как правило, идет по кодам классификатора ОКПД2 и ключевым словам. У него две беды: код поставили неточно, и закупка проходит мимо, или слово встретилось в чужом контексте, и в подборку попадает мусор. Поиск по смыслу работает от описания деятельности обычными словами, поэтому качество подборки во многом зависит от того, насколько точно оно составлено. А если заказчик назвал товар непривычно? Для этого в профиль и стоит добавлять типичные формулировки заказчиков.

В профиль поиска стоит записать шесть вещей.

• что компания поставляет или делает, своими словами, с типичными формулировками заказчиков;

• чего компания не берет: смежные товары, монтаж без поставки, работы с лицензией, которой нет;

• регионы, куда реально довезти товар или выехать бригадой;

• диапазон начальной цены, который компания потянет с учетом обеспечения;

• законы и виды закупок: 44-ФЗ, 223-ФЗ, коммерческие торги;

• отметку о закупках только для малого бизнеса, если компания к нему относится.

Описание деятельности своими словами, исключения, регионы, диапазон начальной цены, законы и виды закупок, отметка о закупках для малого бизнеса

Последний пункт касается небольших компаний. Заказчики по 44-ФЗ обязаны закупать у малого бизнеса и социально ориентированных некоммерческих организаций не менее 25% совокупного годового объема закупок, за вычетом исключений, которые перечисляет закон. Выполняют это, в частности, через закупки, где участвовать может только малый бизнес. По сводному отчету Минфина России о мониторинге закупок за 2025 год, минимальной доли закупок у малого бизнеса достигли 75 196 заказчиков. Такие закупки стоит отмечать в профиле отдельно.

Чаще всего заказчики выбирают электронный аукцион: по тому же отчету Минфина, в 2025 году на него пришлось 63% размещенных извещений. Поэтому в подборке, скорее всего, встретится много аукционов, и деньги придется сверять сразу.

Риск поиска по описанию. Он может пропустить закупку, где заказчик описал предмет непривычными словами. Первые две недели, кстати, полезно держать старый поиск по кодам параллельно и сравнивать, что нашел каждый. Если ИИ стабильно находит то же и больше, старый поиск можно отключать.

Отбор по критериям: участвовать или нет

Отбор в тендерах в первую очередь финансовый вопрос. Закупка с обеспечением заявки замораживает деньги, а при победе заказчик может потребовать обеспечение исполнения контракта, и еще надо закупить товар и дождаться оплаты. Сколько денег компания готова держать в таких обязательствах? Нейросеть быстро соберет цифры по закупке в карточку, а пороги «берем» и «не берем» компания задает заранее.

ИИ собирает из документации начальную цену, обеспечение, сроки, оплату, требования и штрафы, компания сравнивает их со своими порогами и принимает решение

Сколько стоит участие в деньгах

Обеспечение работает как залог, который участник вносит деньгами или независимой гарантией, и способ закон оставляет на выбор самого участника. По 44-ФЗ при конкурентных способах заказчик устанавливает обеспечение заявки, кроме закупок с начальной ценой не больше одного миллиона рублей, где он вправе его не требовать. Размер зависит от начальной цены: при цене не больше 20 млн рублей от 0,5% до 1%, при большей от 0,5% до 5%. Обеспечение исполнения контракта, если заказчик его требует, по общему правилу устанавливается в пределах от 0,5% до 30% начальной цены, и для отдельных случаев закон делает исключения.

Посчитаем на примере закупки с начальной ценой 5 млн рублей. Обеспечение заявки будет от 25 000 до 50 000 рублей, а обеспечение исполнения при победе может дойти до 1,5 млн рублей. Если компания одновременно участвует в десяти таких закупках, в обеспечении заявок может лежать до 500 000 рублей. Нейросеть посчитает это по каждой закупке, а вот сложить с остальными обязательствами и сравнить с остатком на счете лучше финансисту.

Есть, впрочем, еще один денежный момент. Если в конкурсе или аукционе участник снижает цену на 25% и больше от начальной, при заключении контракта действуют антидемпинговые меры статьи 37 закона, то есть правила против демпинга. Сильное снижение цены может означать больше денег в обеспечении или дополнительные документы о добросовестности, и это стоит заложить в порог отбора заранее.

Что нельзя пропустить при отборе

Участников, уклонившихся от заключения контракта, и поставщиков, которые не исполнили контракт или исполнили его ненадлежаще, по решению контрольного органа включают в реестр недобросовестных поставщиков. Сведения о компании становятся публичными и, как правило, остаются в реестре два года.

Поэтому отбор по принципу «подадим везде, где подходим, а там посмотрим» может обойтись дорого. Зато ИИ тут полезен как фильтр, который заранее показывает сроки поставки, условия приемки и штрафы. Решение, потянет ли компания контракт, все равно принимает человек, который знает своих поставщиков и склад.

Три сервиса для тендеров, которые стоит сравнить

Три сервиса ниже закрывают разные части работы с тендерами: Бюро ИИ-автоматизации «Алгоритм» берет на себя настройку автоматизации под процесс компании, Zakupki Assistant делает упор на поиск и мониторинг, ТЕНвизор на разбор рисков и проверку заказчика. Сведения о сторонних сервисах взяты с их официальных сайтов, о бюро ИИ-автоматизации «Алгоритм» из описания самого бюро.

Команда по подписке автоматизирует процесс компании с замером до и после, сервис поиска присылает закупки по профилю и разбирает документы, сервис анализа рисков проверяет условия контракта и заказчика

Если настраивать тендерную автоматизацию некому

Чтобы ИИ в тендерах заработал, его надо встроить в работу компании, то есть связать подборку с почтой и мессенджером, написать чек-лист проверки проекта контракта и договориться, кто и когда смотрит результат. Бюро ИИ-автоматизации «Алгоритм» берет на себя такую настройку как услугу под ключ и как итог решение будет работать в привычных для сотрудников программах, среди которых 1С, CRM, Telegram и MAX.

Среди рейсов бюро есть уже решения по автоматизации закрывающих документов, регламентов и базы знаний + автоматизация финансовой сводки. Первую задачу выбирают вместе с компанией, и ею может стать один из шагов статьи. Перед автоматизацией бюро фиксирует исходные цифры, а через месяц сравнивает результат на данных компании. Для чувствительных данных оно разворачивает закрытый контур и локальную модель на сервере клиента, и для заявок с данными сотрудников это важно.

Стоимость работы у бюро начинается от 50 000 рублей в месяц без НДС. Знакомство начинается с бесплатного 40-минутного разбора задачи с архитектором бюро, запись на сайте.

Если нужно находить закупки по описанию и получать их в мессенджер

Zakupki Assistant работает как поисковик закупок по смыслу: описание товара или услуги обычными словами, а сервис подбирает закупки по 44-ФЗ, 223-ФЗ и запросам цен. По описанию разработчика, из запроса определяются коды ОКПД2, а запрос, регионы и коды можно поправить вручную. Новые закупки приходят в Телеграм, МАКС или на сайт.

По каждой закупке можно отправить ссылку или номер и нажать кнопку ИИ-анализа, и тогда бот, как обещает сервис, прочитает документы и покажет обеспечение, аванс, требования, национальный режим, гарантию и условия. Вопросы по документам задаются в чате, и если ответа в документах нет, бот, по словам разработчика, так и скажет, а источники открываются прямо из ответа. По описанию, отдельная функция подбирает цены поставщиков по позициям закупки, чтобы прикинуть маржу. Решение об участии остается за пользователем.

Место хранения данных и интеграции с CRM на страницах сервиса, правда, не названы, поэтому эти вопросы стоит задать в поддержке до подключения. Сервис предупреждает, что функции и условия тарифов могут меняться. Подготовку заявки сервис на своем сайте не заявляет.

Есть демо-доступ на 30 дней без карты, с безлимитным поиском, шестью ИИ-анализами и шестью вопросами в чате по документам. По тарифной сетке на сайте платные тарифы стоят 1 990, 4 900, 9 900 и 16 900 рублей в месяц. Отличаются они числом ИИ-разборов, от 15 до 400 в месяц, а мониторинг безлимитный. Сервис подходит компании, которой нужно быстро находить закупки и понимать их условия, а связку с учетом и CRM, возможно, придется строить отдельно.

Если важнее риски условий и надежность заказчика

ТЕНвизор делает упор на разбор рисков: по описанию разработчика, сервис читает все файлы закупки целиком, включая смету, техническое задание, проект контракта и обоснование начальной цены. ИИ выделяет требования к участникам, обеспечение, график платежей, штрафы и условия расторжения, а результат подает как риск-профиль с цветовой разметкой. Работает с 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческими площадками.

Поиск в сервисе тоже есть, причем описание деятельности задается один раз, и сервис присылает подборку закупок, ранжированных по соответствию и потенциальной марже. Отдельный модуль, по описанию, проверяет заказчика по истории закупок, жалобам в ФАС и арбитражным делам. В отчете по экономике исполнения пользователь вводит свои затраты на материалы, работу, логистику и обеспечение, а сервис сопоставляет их с условиями контракта. Сам разработчик формулирует принцип так: ИИ отсеивает и размечает, решение принимает человек.

В политике обработки данных сказано, что для оказания услуг сервис вправе привлекать технических подрядчиков и поставщиков инфраструктуры с мерами защиты и, при необходимости, обезличиванием. Место хранения данных на проверенных страницах не названо, и его стоит уточнить до загрузки своих расчетов. Ассистент в продукте подсказывает по подготовке заявки, а собирать пакет документов продукт на своих страницах не обещает. Отдельно на сайте продается платное тендерное сопровождение со специалистом, где пакет документов готовит человек.

Пробный доступ, правда, дается только по приглашению, на три дня и пять анализов. Тарифы стоят 3 700, 7 500 и 14 900 рублей в месяц: от 25 до 200 анализов, от одного до десяти отчетов по экономике, до 20 пользователей на старшем тарифе, после победы работает раздел для ведения контракта. Сервис подходит небольшой команде, которой важно отсеять рискованные закупки до траты времени на заявку.

Что нейросеть достает из документации закупки

Извещение по 44-ФЗ состоит из нескольких электронных документов. Закон перечисляет среди них описание объекта закупки, обоснование начальной цены, требования к составу заявки с инструкцией по заполнению, порядок оценки заявок для конкурсов и проект контракта. Нейросеть может прочитать эти документы и выписать главное в одну таблицу.

Из описания объекта закупки характеристики товара, из обоснования цены расчет начальной цены, из требований к заявке перечень документов, из порядка оценки критерии, из проекта контракта оплату, приемку и штрафы

Полезный результат разбора называется матрицей соответствия: слева требование из документации, в середине документ или характеристика компании, которые ему отвечают, справа отметка «есть», «нет» или «уточнить». Такая таблица сразу показывает, где компания не проходит, и сокращает повторное чтение.

Смотреть в первую очередь стоит на четыре документа и раздела.

1. Требования к участнику. Среди единых требований закон первым называет соответствие требованиям законодательства к тем, кто поставляет товар, выполняет работу или оказывает услугу. Скажем, это может быть лицензия, членство в саморегулируемой организации или иной допуск.

2. Описание объекта. Характеристики товара, единицы измерения, количество, место и график поставки.

3. Проект контракта. Срок оплаты, порядок приемки, штрафы и пени, основания для одностороннего отказа заказчика.

4. Обоснование цены. Из него видно, на какие цены опирался заказчик, и можно прикинуть маржу.

Нейросеть может пропустить требование, если оно спрятано в приложении к проекту контракта или в скане без текстового слоя. Если заказчик изменил извещение, проверьте, следит ли сервис за версиями документации, ведь такую функцию заявляют не все. Перед решением сверяйте спорные пункты с самим документом и проверяйте, что разобрана последняя редакция извещения.

Вопросы заказчику и сроки, которые нельзя пропустить

Документация иногда противоречит сама себе: в описании объекта один срок поставки, в проекте контракта другой, характеристики товара в одном месте шире, чем в другом. Нейросеть может подсветить такие расхождения при сверке документов и подготовить черновик запроса на разъяснение.

По 44-ФЗ участник, зарегистрированный в единой информационной системе, может направить не больше трех запросов о разъяснении извещения по электронному конкурсу и аукциону, и не позднее чем за три дня до окончания подачи заявок. Заказчик отвечает в течение двух дней со дня, следующего за поступлением запроса, не называя автора, и суть извещения при этом не меняется.

Не больше трех запросов по электронному конкурсу и аукциону, не позднее чем за три дня до окончания подачи заявок, ответ заказчика в течение двух дней со дня, следующего за поступлением запроса

Срок короткий, да и запросов немного, поэтому разбор документации лучше делать в первые дни после публикации. Как распределить вопросы по запросам, решает специалист, а в спорных случаях юрист. Нейросеть может ускорить разбор, и тогда расхождения видны уже в первые дни, пока на запрос есть время.

Подготовка заявки: черновик от ИИ, подпись участника

Содержание заявки задает закон: в нее входят сведения и документы об участнике и другие разделы по статье 43. Конкретный состав и инструкция по заполнению указаны в извещении. ИИ здесь сверяет перечень и цифры по инструкции из извещения, хотя пропуск в самой инструкции он не заметит.

Поручить нейросети можно четыре задачи.

• составить перечень документов заявки по инструкции из извещения;

• подготовить черновик характеристик товара по описанию объекта закупки;

• сверить, что цена, сроки и количество одинаковы во всех частях заявки;

• проверить, что приложены все документы из матрицы соответствия.

ИИ составляет перечень документов, черновик характеристик и сверяет цифры, участник проверяет, принимает решение о цене, подписывает и подает заявку

Заявку подает участник, и ответственность за ее содержание несет он. Сервисы из обзора подачу заявки в своих продуктах не заявляют. Прямых писем Минфина или ФАС о нейросетях при подготовке заявки найти не удалось, поэтому по спорным вопросам толкования стоит сверяться со своим юристом.

Какие данные можно загружать в нейросеть

С документацией закупки вопросов меньше всего, ведь она размещена в открытом доступе. Сложнее со своими данными, то есть себестоимостью, ценами поставщиков, расчетом маржи и сведениями о сотрудниках для заявки. Их стоит загружать только в сервис, у которого понятно, где хранятся данные и кто к ним имеет доступ, а это написано в договоре или политике обработки данных.

Как проверить пользу за месяц

Чтобы понять, окупается ли ИИ в тендерах на самом деле, хватит месяца работы на одном потоке закупок, если показатели сняты до начала и их потом сравнивают с тем, что получилось.

Замерить стоит четыре вещи.

• сколько извещений в неделю просматривает специалист и сколько из них подходят;

• сколько минут уходит на разбор одной закупки до решения «участвуем или нет»;

• сколько заявок отклонено из-за ошибок в документах;

• сколько подходящих закупок нашлось только новым способом, а сколько только старым.

Если через месяц время на разбор сократилось, а подходящих закупок не стало меньше, ИИ оправдывает себя. Если сервис находит много, но специалист тратит время на отсев мусора, профиль поиска надо переписывать, прежде чем делать выводы.

Где искать другие инструменты для тендеров

Если ни один из сервисов обзора не подошел под ваши закупки, отдельные задачи можно закрыть универсальными инструментами. Для разбора документации подходят помощники для работы с документами и инструменты для извлечения данных из документов, для черновиков запросов заказчику подойдут инструменты для написания писем. В каталоге НейроПоиск они собраны по задачам, и сравнивать их удобнее там, чем искать по одному.

Каталог помогает собрать короткий список, а выбирать из него стоит после проверки на своих закупках. Узкоспециализированных тендерных систем в каталоге может и не быть, тогда остается сравнение по сайтам разработчиков. Чтобы нейросеть точнее разбирала документацию, пригодятся советы о том, как правильно писать промпты, и разбор частых ошибок при работе с промптами.

Частые вопросы

Можно ли поручить ИИ подать заявку целиком? Подачу заявки сторонние сервисы из обзора в своих продуктах не заявляют. Нейросеть готовит перечень документов, черновики и сверку цифр, а заявку подает участник, и ответственность за ее содержание несет он.

Законно ли пользоваться нейросетью при подготовке к тендеру? Прямых писем Минфина или ФАС о нейросетях в заявках найти не удалось. Документация закупок общедоступна, а ответственность за заявку несет участник. По спорным вопросам толкования стоит сверяться со своим юристом.

Какой сервис выбрать для начала? Если делать настройку некому, а тендеров много, стоит обсудить задачу с бюро ИИ-автоматизации «Алгоритм» на бесплатном разборе. Если главная боль в поиске закупок, стоит попробовать Zakupki Assistant с демо-доступом. Если важнее отсеять рискованные закупки и проверить заказчика, подойдет ТЕНвизор.

Работают ли сервисы с 223-ФЗ и коммерческими закупками? Zakupki Assistant заявляет поиск по 44-ФЗ, 223-ФЗ и запросам цен, ТЕНвизор называет 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие площадки. Охват конкретных площадок стоит проверить в пробном доступе на своих закупках.

Сколько стоит ИИ для тендеров? Бюро ИИ-автоматизации «Алгоритм» берет от 50 000 рублей в месяц без НДС. Тарифы Zakupki Assistant начинаются с 1 990 рублей в месяц, у ТЕНвизора с 3 700 рублей.

Что проверить перед внедрением

1. Посчитайте, сколько часов в неделю уходит на поиск и разбор закупок сейчас.

2. Запишите профиль поиска: что делаете, чего не берете, регионы, диапазон цены.

3. Задайте пороги отбора в деньгах: сколько можно держать в обеспечении, какой кассовый разрыв выдержите.

4. Две недели сравнивайте новый поиск со старым поиском по кодам.

5. Проверяйте спорные пункты разбора по самому документу и по последней редакции извещения.

6. Узнайте у сервиса, где хранятся ваши цены и расчеты.

7. Через месяц сравните время на разбор и число найденных закупок с замером до начала.